VAn tijdrovende puzzel naar real-time inzicht: de overstap van het isendoorn college naar de module Schoolaanwezigheid
Op het Isendoorn College staat het welzijn van de leerling voorop. Maar hoe houd je al die leerlingen scherp in beeld met statische data uit Excel-lijsten? Voor conrector Job Kooi was het verkrijgen van inzicht een tijdrovende puzzel. Hij wilde af van de administratieve rompslomp en zocht een manier om de data voor zich te laten werken. De oplossing vond hij in de nieuwe module Schoolaanwezigheid van CumLaude. Het resultaat? Geen foutgevoelige lijstjes meer, maar real-time inzicht en een scherp beeld van de aanwezigheid van leerlingen.
Aanwezigheid als basis
Voor Job Kooi is aanwezigheid veel meer dan een administratief vinkje. Het is de basis voor goed onderwijs. “Wil je je diploma halen, dan moet je er gewoon zijn. Punt,” stelt hij resoluut. Achter deze nuchtere houding schuilt een oprechte zorg om het welzijn van de leerlingen, zeker nu de geoorloofde afwezigheid groeit. “Ik zie steeds meer kinderen die zich ziek melden, omdat ze simpelweg niet goed in hun vel zitten. Dat gaat me aan het hart.” Om die cirkel te doorbreken, kiest het Isendoorn College bewust voor persoonlijk contact. Geen ziekmeldingen via de app, maar ouderwets bellen. “Zo hopen we dat thuis het gesprek over ‘waarom’ wordt gevoerd.”
Het tijdperk van de Excel-bestanden
Om die persoonlijke aanpak te laten slagen, is inzicht in patronen essentieel. Je wilt immers niet alleen weten wie er vandaag mist, maar vooral welke leerling er steeds vaker wegblijft. “En precies daar zat het knelpunt,” blikt Kooi terug. Vóór de overstap was het verkrijgen van maandelijks inzicht een proces van exports uit het leerlingadministratiesysteem én complexe Excel-bestanden. Een tijdrovende klus waarbij elke analyse handwerk was. “Het kostte enorm veel handelingen en kliks om de data überhaupt boven tafel te krijgen", herinnert Kooi zich. Bovendien bleef het inzicht beperkt tot simpele filters op klasniveau, terwijl de diepere analyse ontbrak. Het resultaat? Statische overzichten die de actualiteit al voorbij waren zodra ze op de agenda stonden.
Samen bouwen aan een oplossing
Het balletje ging rollen toen Job Kooi in gesprek raakte met de experts op het gebied van Schoolaanwezigheid: René Halberstadt en Marije Brouwer. Kooi vertelde openhartig waar de school in de dagelijkse praktijk tegenaan liep met betrekking tot de tijdrovende Excel-bestanden. Zij herkenden de behoefte en wisten dat CumLaude op dat moment bezig was met de ontwikkeling van de module Schoolaanwezigheid. “Toen bleek dat CumLaude de module graag in de praktijk wilde testen, haakten wij direct aan als een van de pilotscholen,” vertelt Kooi. Deze nauwe samenwerking bleek enorm waardevol. Doordat o.a. het Isendoorn College haar dagelijkse knelpunten heeft gedeeld en de ontwerpen direct in de praktijk heeft getoetst, sluit de module nu naadloos aan op de onderwijspraktijk
De winst voor het Isendoorn College
Na ruim twee maanden werken met de module ervaart het Isendoorn College enorme tijdwinst. “Je filtert razendsnel op beginnend en/of aanhoudend verzuim, je kunt de spreiding over de maanden inzien en krijgt beter inzicht op detailniveau,” vertelt Kooi. Al deze data vormt de brandstof voor het Schoolaanwezigheidsteam (SAT) van het Isendoorn College. Elke eerste week van de maand analyseert dit team de cijfers van de afgelopen periode. Vervolgens deelt het SAT deze inzichten direct met de kernteams. Dit zorgt voor een enorme bewustwording op de werkvloer. Met deze data in handen onderzoekt het Isendoorn College nu gericht welke interventies het beste passen bij specifieke groepen verzuimers om zo (verdere) uitval te voorkomen.
Ruis uit de data
Om die gerichte interventies te kunnen uitvoeren, is het cruciaal dat de data een eerlijk beeld geeft. Tijdens het gebruik van de module ontdekte Kooi dat er ruis in de statistieken ontstond. Zo stonden leerlingen op excursie, uitwisseling of universiteitsbezoek automatisch op afwezig. “Zonde, want dat is gewoon onderwijstijd op een andere plek,” vertelt Kooi.
Het Isendoorn kaartte dit aan tijdens de pilot en CumLaude schakelde direct. Inmiddels is de module Schoolaanwezigheid hierop aangepast. Scholen kunnen nu in het beheer van CumLaude zelf configureren welke redenen als ‘aanwezig’ mogen worden beschouwd. Zo verdwijnt de ruis en geven de analyses een eerlijk en nauwkeurig beeld van de werkelijke schoolaanwezigheid.
De weg naar goed inzicht
Voor scholen die ook aan de slag willen met Schoolaanwezigheid, heeft Kooi één helder advies: begin bij de bron. “Garbage in is garbage out", waarschuwt hij. “Als de registraties in de les niet kloppen, dan zeggen de overzichten niets.”
Het kostte het Isendoorn College ruim een jaar om de data echt zuiver te krijgen. Een flinke investering die om geduld vraagt, maar het was het meer dan waard. “Als je de data eenmaal op orde hebt, zie je in één oogopslag hoe het met de aanwezigheid is gesteld,” geeft Kooi aan. Met dit zuivere inzicht creëer je rust. Zo stuur je gericht waar het werkelijk om gaat: het welzijn én de aanwezigheid van de leerling.